Denní shrnutí všech e-mailů
Pokud dostáváte desítky e-mailů denně, víte, jak vyčerpávající je procházet je všechny jeden po druhém. Umělá inteligence vám může každé ráno připravit přehledné shrnutí všech zpráv z posledních 24 hodin, takže už nemusíte trávit první hodinu v práci proklikáváním schránky.
Tento proces můžete nastavit tak, aby zahrnoval jen konkrétní odesílatele nebo typy zpráv. Systém analyzuje obsah e-mailů, rozpozná priority a vytvoří strukturovaný souhrn, který vám řekne, na co se máte soustředit. Nemusíte se tak bát, že něco podstatného přehlédnete.
Jaký nástroj použít:
Zapier – platforma pro automatizaci vhodná především pro začátečníky
Jak to nastavit:
- Běžte na web Zapier (www.zapier.com) a přihlaste se nebo si vytvořte účet, můžete použít svůj Gmail
- Na hlavním dashboardu klikněte na tlačítko “Zap” pro vytvoření nového automatizovaného workflow
- Do promptu napište instrukci, aby vám poskytoval denní shrnutí e-mailů přijatých za posledních 24 hodin, nastavte si čas, který vám vyhovuje (například 8:00)
- Počkejte, až Zapier nastaví celý proces
- Když budete vyzváni, autentifikujte svůj Gmail účet (tyto oprávnění můžete později kdykoliv odvolat)
- Použijte AI chatbota na levé straně k potvrzení, že jste autentifikovali e-mail
- Systém za vás dokončí celý úkol
- Nakonec vás vyzve k provedení testu funkčnosti, pokud narazíte na problém, chatbot vám pomůže
Poznámka: Pro uživatele Microsoft ekosystému existuje možnost využít Microsoft Copilot v kombinaci s Power Automate. Tento přístup umožňuje nastavit automatizaci přímo v prostředí Copilotu, ale vyžaduje prémiovou verzi.
Automatické odpovědi na obchodní e-maily
Tuto funkci sice nabízejí i klasické e-mailové klienty, ale automatizace přes umělou inteligenci má jednu velkou výhodu – AI může při generování odpovědí provádět další úkoly a poskytovat vám dodatečné informace pro pozdější zvážení. Navíc můžete mít vše automaticky zaznamenané v přehledné tabulce.
Díky tomuto řešení ušetříte spoustu času, který byste jinak trávili vypisováním podobných odpovědí dokola. Systém se navíc učí z vašeho stylu komunikace a postupem času se jeho odpovědi stávají přirozenějšími.
Jaký nástroj použít:
Make – pokročilejší platforma pro automatizaci s AI funkcemi, účet si můžete rychle vytvořit přes Google
Jak to nastavit:
- Na dashboardu Make klikněte na tlačítko “Make AI Tools”
- Vyberte možnost “Automated Responses to Business Emails” (automatické odpovědi na obchodní e-maily)
- Systém vás provede celým procesem krok za krokem
- Začněte propojením vašeho obchodního e-mailového účtu
- Následně specifikujte svoje cíle a obsah, který mají vaše e-mailové odpovědi obsahovat
- Můžete také nastavit Google Sheets dokument pro sledování e-mailů a odpovědí
- Nakonec vytvořte šablonu pro automatickou odpověď
Automatické poznámky ze schůzek
Pokud se účastníte schůzek a meetingů, víte, jak cenné je mít záznam o tom, co se probralo. Většina firem sice ukládá celá videa ze schůzek, ale kdo má čas znovu sledovat hodinový záznam. Umělá inteligence tento proces výrazně zrychlí.
Nástroje pro automatické poznámky nejen zaznamenávají, co se říká, ale dokážou vygenerovat strukturované shrnutí s klíčovými body, rozhodnutími a akčními kroky. To znamená, že se můžete plně soustředit na samotnou schůzku místo toho, abyste museli zuřivě psát poznámky.
Jaký nástroj použít:
Otter.ai – specializovaný nástroj na přepis a shrnutí schůzek, budete potřebovat si vytvořit účet
Jak to nastavit:
- Spusťte schůzku na Zoom nebo Google Meet
- Otevřete Otter.ai na vašem zařízení a stiskněte tlačítko nahrávání
- Uvolněte se a soustřeďte se na schůzku
- Jakmile schůzka skončí, Otter automaticky vygeneruje shrnutí a poznámky k vašemu nahlédnutí
Poznámka: Bezplatná verze Otter je omezená na 30 minut na jednu konverzaci, takže pokud vaše schůzky trvají déle, zvažte upgrade na Pro verzi. Jinak jde o jeden z nejjednodušších AI nástrojů – stačí stisknout nahrávání a Otter zvládne zbytek.
Alternativy: Komu nevyhovuje Otter.ai, může využít nástroje jako Fireflies.ai nebo tldv.io. Fireflies.ai podporuje více než 60 jazyků a nabízí pokročilé analytické funkce. Tldv.io vyniká v oblasti video klipů a má intuitivnější rozhraní. Další možností je využít transkripci přímo v Microsoft Teams nebo Google Meet a následně předat přepis některému AI agentovi pro vytvoření strukturovaných poznámek.
Notifikace z kalendáře přímo do Slacku
Koordinace týmu a zajištění, aby všichni věděli o nadcházejících schůzkách, může být časově náročné. Místo toho, abyste ručně posílali připomínky kolegům nebo si nastavovali desítky notifikací, můžete automaticky propojit Google Calendar se Slackem.
Tato automatizace zajistí, že celý tým dostane upozornění na důležité události v ten správný čas. Můžete nastavit, aby se notifikace posílaly jen pro konkrétní typy schůzek, pro určité týmy nebo v předem stanovených časech. Systém tak funguje jako tichý asistent, který hlídá kalendář za vás.
Jaký nástroj použít:
Zapier – stejná platforma jako u e-mailů, tentokrát pro propojení kalendáře a týmové komunikace
Jak to nastavit:
- Přihlaste se do Zapier (pokud už máte účet z předchozího nastavení)
- Vytvořte nový Zap a nastavte trigger z Google Calendar
- Specifikujte, jaké události z kalendáře chcete sledovat (všechny schůzky, jen konkrétní typy apod.)
- Připojte svůj Slack pracovní prostor
- Nastavte, do kterého kanálu se mají notifikace posílat a v jakém formátu
- Otestujte workflow a aktivujte ho
Začněte s tím, co vás nejvíc zdržuje
Nemusíte implementovat všechny čtyři automatizace najednou. Nejlepší přístup je začít u toho úkolu, který vás nejvíc zdržuje nebo děláte nejčastěji. Pro většinu profesionálů to bude e-mailová komunikace, protože ta tvoří základ každého pracovního dne.
Každou z těchto automatizací můžete dále přizpůsobit a rozšířit pro ještě větší produktivitu. Například můžete rozšířit shrnutí e-mailů tak, aby zahrnovalo i události z kalendáře. Záleží jen na tom, jak hluboko chcete jít a jaké konkrétní úkoly chcete zefektivnit.
Mějte na paměti, že některé pokročilejší funkce vyžadují technické znalosti nebo placené předplatné. Například platformy jako Make umožňují vytváření vlastních AI agentů, ale vyžadují předplatné. Podobně ChatGPT v režimu Agent nabízí funkci Tasks pro automatizaci připomínek nebo shrnutí, ale také jde o prémiovou funkci.
Levnější alternativy k Zapier a Make
Pro ty, kteří hledají cenově dostupnější řešení, existuje několik zajímavých možností. Pabbly.com je indická platforma, která nabízí podobné funkce jako Zapier za výrazně nižší cenu. Zatímco Zapier účtuje 194 dolarů měsíčně za 10 000 úkolů, Pabbly nabízí stejný objem za jednorázovou platbu 699 dolarů. Zaplatíte tedy jen jednou a tento objem úkolů máte napořád zdarma každý měsíc. Ve srovnání se Zapier je návratnost pouhé 3,5 měsíce a pak už neplatíte nic. Navíc všechny interní operace jako filtry nebo formátování jsou u Pabbly zdarma, zatímco Zapier za ně účtuje jako za samostatné úkoly.
Velmi zajímavou alternativou je také n8n.io, který pochází z Německa. Tuto platformu založil Jan Oberhauser v Berlíně v roce 2019. N8n má obrovskou výhodu v tom, že jej můžete snadno self-hostovat na vlastním serveru, což ostatní nástroje prakticky neumožňují. To znamená úplnou kontrolu nad daty a možnost výrazně ušetřit na dlouhodobých nákladech. Základní VPS server pro n8n stojí pouhých 5 dolarů měsíčně, zatímco cloudová verze n8n začíná na 20 eurech měsíčně.
Zdroj: Mashable
