Ranní optimalizace ještě v posteli
Dřív jste vzali telefon a zjistili, že máte pět schůzek, z nichž tři se překrývají, a nevíte, kde začít. Dnes úspěšní manažeři dělají něco jiného. Ještě než vstoupí do koupelny, otevřou ChatGPT na mobilu a nechají AI analyzovat kalendář.
Během několika sekund dostanete strukturovaný pohled na den. AI vám řekne, že mezi jednáním v Praze a videokonferencí máte nereálných patnáct minut. Upozorní vás, že po třech hodinách schůzek za sebou nebudete schopni efektivně pracovat. Navrhne přestávky a identifikuje priority.
Není to o tom, že by AI rozhodovala za vás. Vidíte jen situaci jasněji a můžete udělat informované rozhodnutí. Michal Bubeníček, šéf Etnetery, začíná každý den právě takhle a říká, že mu to ušetřilo hodiny stresu a chaosu.
Čas: 6:30
Nástroj: ChatGPT (mobilní aplikace)
Postup: Vyfotit kalendář nebo zkopírovat jeho obsah, nechat AI optimalizovat rozložení dne
Vzorový prompt: “Mám tento kalendář. Jak mám naplánovat den s ohledem na biorytmus a prioritu jednání? Které schůzky mohou kolidovat? Kde udělat přestávky?”
Prioritizace úkolů místo chaosu
Máte patnáct věcí na seznamu a všechny se zdají důležité. Jenže když se pustíte do první, která vám přijde pod ruku, často se ukáže, že to nebyla ta správná volba. Claude tohle umí řešit elegantně.
Za minutu máte jasno. Vidíte, co musíte udělat dnes ráno, co můžete delegovat a co vlastně vůbec nemusíte řešit. Dostanete i návrh časových bloků – třeba že strategické rozhodnutí o rozpočtu vyžaduje hodinu soustředěné práce, ne pět minut mezi schůzkami.
Dnešní manažeři už nechodí do práce s mlhavým pocitem, že mají hodně na práci. Mají konkrétní plán, který dává smysl. A když se den nevyvine podle představ, což se stává pořád, alespoň vědí, co obětovali a proč.
Čas: 7:00
Nástroj: Claude
Postup: Zkopírovat seznam úkolů, nechat AI rozdělit podle Eisenhowerovy matice
Vzorový prompt: “Mám těchto 15 úkolů [vložit seznam]. Rozdělte je podle Eisenhowerovy matice na urgentní/důležité. Navrhněte pořadí zpracování a časové bloky.”
Email přestává být noční můrou
Pokud používáte Gmail, máte k dispozici Gemini. V Outlooku zase Copilot. Oba nástroje dokážou totéž – za vás projít schránku a vytvořit strukturovaný přehled toho, co potřebuje vaši pozornost.
Pozor ale na jednu důležitou věc: Copilot i Gemini projdou všechny nepřečtené emaily, ne jen ty z inboxu. To znamená i koš, archiv a spam. Před tím, než je necháte analyzovat, označte tyto složky jako přečtené. Stačí kliknout pravým tlačítkem a vybrat “Označit vše jako přečtené”. Jinak budete mít v přehledu i smazané zprávy nebo spam.
Za minutu máte jasno. Vidíte, že Jan potřebuje schválit rozpočet do středy, Petra posílá podklady na prezentaci a dodavatel se ptá na termín platby. Místo chaosu máte akční plán. A co víc – AI dokáže sumarizovat i dlouhá vlákna. Když vás někdo přidá do konverzace, která má už dvacet zpráv, nemusíte číst všechno.
Odpovědi taky nemusíte psát od nuly. Gemini nebo Copilot vám navrhnou draft. Vy ho pak upravíte vlastními slovy, aby zněl autenticky. To je klíč – AI je první návrh, ne finální verze. Jinak byste postupem času začali všichni psát stejně a ztratili osobitost.
Čas: 7:30
Nástroj: Gmail s Gemini nebo Outlook s Copilot
Postup: Nejprve označit koš, archiv a spam jako přečtené, poté otevřít emailovou schránku a dát AI příkaz k analýze
Vzorový prompt: “Analyzuj moje nepřečtené emaily a vytvoř tabulku se sloupci: Od koho, Úkol, Termín.”
Trénink na obtížné jednání
Máte dnes v devět hodin důležité jednání s dodavatelem. Chcete vyjednat slevu patnáct procent, ale víte, že to nebude jednoduché. Dřív jste si možná udělali pár poznámek a doufali v nejlepší. Dnes si to můžete natrénovat realisticky.
A pak začnete. AI na vás reaguje přesně jako reálný člověk – vznáší námitky, vyjednává, testuje vaši argumentaci. Můžete zkoušet různé přístupy, dělat chyby a učit se z nich. Bez rizika, bez trémy, kolikrát chcete.
Je naprosto zásadní, aby AI hrála vás a vy hráli někoho jiného – v tomto případě dodavatele. Proč? Protože jedině vy dokážete realisticky hrát reakce protistrany. Znáte jejich námitky, obavy, argumenty, slabá místa. Když je hrajete sami, vytváříte věrnou simulaci. A AI, která hraje vás, vám pak dává krásné zrcadlo toho, jak v daných situacích reagovat. Vidíte, co funguje a co ne. Můžete ten rozhovor sehrát dvakrát, třikrát, pětkrát. Když pak vejdete do skutečného jednání, máte pocit, že jste si to už prožili. Cítíte se sebevědomě, protože víte, co řeknete na každou možnou námitku.
Čas: 8:00
Nástroj: ChatGPT
Postup: Role-playing s AI, která hraje vás, zatímco vy hrajete protistanu
Vzorový prompt: “Jsem manažer a vyjednávám s dodavatelem o snížení ceny o 15 procent. Jsi zkušený obchodník na straně dodavatele. Nechci žádný scénář. Budeme se střídat. Já něco řeknu, ty na to zareaguješ. Žádná tvá reakce nebude delší než 40 slov. Já jsem klient. Vcházím do dveří a říkám: Dobrý den.”
Rychlá analýza trhu za pár minut
Dřív když jste potřebovali znát aktuální stav trhu, napsali jste analytikovi. Čekali týden. Dnes to máte za pět minut. Otevřete Perplexity AI, která se specializuje na aktuální informace a práci s reálnými zdroji.
Dostanete strukturovaný přehled s odkazy na zdroje. Není to hluboká studie na sto stran, ale pro ranní rozhodnutí to stačí. Můžete se s tím jít na jednání a působit informovaně. A hlavně – nemusíte blokovat práci analytika, který má na stole důležitější projekty.
Pokud Perplexity ještě nemáte, můžete si ji založit zdarma podle návodu na mistr.ai.
Čas: 8:30
Nástroj: Perplexity AI
Postup: Zadání konkrétního dotazu na aktuální stav trhu
Vzorový prompt: “Potřebuji rychlou analýzu českého trhu s cloudovými řešeními pro malé a střední firmy. Jaké jsou aktuální trendy? Kdo jsou hlavní hráči? Co říkají zákazníci? Zaměř se na období posledního měsíce.”
Automatický monitoring bez práce
Ještě lepší je si v Perplexity nastavit automatické úkoly, které pracují za vás. Zapnete si opakovaný prompt, který se spouští třeba každý den ráno v sedm hodin. Do mailu vám pak přijde report s přehledem nově vydaných článků na téma, které sledujete.
Můžete to nastavit i jednou týdně a sledovat například konkurenty – co nového oznámili, kde se objevili v médiích, jaké mají novinky. Představte si, že každé pondělní ráno máte na stole čerstvý report o vaší konkurenci, aniž byste pro něj pohnuli prstem. To je realita dnes, ne za pět let.
Čas: Jednorázové nastavení, pak běží automaticky
Nástroj: Perplexity AI (funkce opakovaných úkolů)
Postup: V Perplexity zapnout funkci “Scheduled searches” a nastavit frekvenci a témata
Vzorový prompt pro nastavení: “Každý den v 7:00 mi pošli přehled nově vydaných článků na téma [konkrétní téma]. Zaměř se na české zdroje a zahrň pouze relevantní novinky z posledních 24 hodin.” nebo “Každé pondělí ráno mi pošli monitoring konkurence [název firmy] – nové články, zmínky v médiích, produktové novinky za poslední týden.”
Co se změnilo za poslední rok
Před rokem byly AI nástroje pro manažery spíš kuriozita. Dnes jsou standard. Rozdíl mezi manažerem, který AI používá, a tím, který ne, je vidět na produktivitě i rozhodování.
Ti, kdo AI využívají, mají čas na strategické myšlení místo operativy. Netráví dvě hodiny emailama, ale dvacet minut. Nejdou na jednání nepřipravení. Znají aktuální data o trhu, aniž by čekali na reporty. A hlavně – netrpí syndromem vyhoření, protože se nezabývají stovkami drobností, které AI zvládne líp.
Není to o nahrazení lidí. Je to o tom, že manažer dělá to, co umí jen člověk – rozhoduje se s kontextem, vede lidi, vnáší do všeho svou zkušenost a intuici. AI dělá to, co umí stroj – rychle zpracovává informace, třídí data, simuluje scénáře.
Role manažera se posunula od exekutora k dirigentovi. Už nemusíte sledovat každý detail. Musíte vidět celkový obraz a vést lidi správným směrem. A právě k tomu vám AI dává prostor. Jak kdysi řekl Tomáš Baťa: “Práci strojům, myšlení lidem.” Dnes má tento citát aktuálnější význam než kdy předtím.
Důležité je si uvědomit, že všechny tyto nástroje jsou dnes dostupné. ChatGPT, Gemini, Copilot, Perplexity. Nejsou to experimenty. Jsou to pracovní nástroje, které používají statisíce manažerů po celém světě. A když vidíte, jak vypadá jejich ráno, pochopíte, proč mají náskok.
Pokračujte se svojí produktivitou i dopoledne a odpoledne.
2. část: Dopoledne | 3. část: Odpoledne
Zdroj: CC.cz
